Il Web Booking è un sistema per facilitare l'organizzazione di partitelle tra amici.
Si basa essenzialmente su "prenotazioni" alla stregua di quanto fanno le compagnie aeree per
gestire i posti sui voli.
Il problema più rilevante che affligge chi si occupa di gestire l'incontro settimanale tra amici è quello della certezza dei "convocati": c'è chi deve venire e non viene, chi non ci doveva essere ed eccolo comparire al campo, chi chiama cinque minuti prima dell'inizio per comunicare la propria indisponibilità e chi non chiama neanche dopo un giorno per far sapere perché non è venuto. Infine c'è quello che arriva sempre con quindici minuti di ritardo quando ormai tutti gli altri disperavano.
L'esperienza ci insegna che il modo migliore per riuscire ad avere il numero giusto in campo all'orario previsto risiede in una doppia comunicazione:
1) Richiesta di giocare (partecipante->organizzazione)
2) Conferma della "convocazione" (organizzazione->partecipante).
Solo
così il partecipante ha la certezza (e l'obbligo) della propria
presenza in campo e l'organizzazione quella del numero e dei nomi
dei presenti.
E' fondamentale però che la doppia comunicazione tra partecipanti e organizzazione
avvenga abbastanza a ridosso della partita, in modo da ridurre al minimo
la possibilità di equivoci o contrattempi.
Normalmente questo scambio di messaggi avviene via telefono o sms o mail e prevede la presenza attiva dell'organizzatore, cioè reperibilità, disponibilità di tempo ed un po' di lavoro da dedicare all'uopo. Il Web Booking affranca il responsabile della partita da questa schiavitù, limitando il suo impegno al minimo e in un dato momento della giornata da lui stesso scelto.
Utilizzando le opportunità messe a disposizione dall'avvento di Internet e dalla sua larga e crescente diffusione, abbiamo elaborato questo sistema, crediamo sufficientemente semplice.
Nell'imminenza della partita (l'organizzatore stabilirà quanto in
anticipo: un giorno, alcune ore o poco tempo prima) chi vuole essere in campo si collega via internet alla pagina delle
"prenotazioni" e con un unico clic richiede la partecipazione alla
partita:
immediatamente
gli viene comunicata, a seconda delle priorità decise a suo tempo dall'organizzatore, la convocazione, oppure una lista d'attesa o
ancora l'impossibilità a partecipare.
Per chi è a digiuno di internet o computer, come alternativa è prevista la
richiesta e la risposta via sms. Iin questo caso però l'organizzazione deve mettere in conto una
spesa di circa 10 centesimi di euro per ogni sms di risposta.
L'aspetto più rilevante è
che, obbligando tutti a richiedere la convocazione per
ogni partita, il sistema responsabilizza i partecipanti e sgombra il campo a giustificazioni di sorta ("Avevo avvertito
mio cugino che vi doveva chiamare per dire che
non potevo venire", "Lo sapevate tutti che ero influenzato e che stavo
all'estero in vacanza e che mio nonno ha i calli che
gli fanno male e dovevo fargli il pediluvio"), poiché
nessuna presenza è data per scontata se non riconfermata di
volta in volta nell'imminenza del match.
Altro vantaggio certo è che vengono comunque memorizzate anche
le richieste poi non coronate da convocazione a causa mancanza di
posto. Queste tornano utili in caso di indisponibilità
dell'ultimissima ora di un convocato.
Infine è possibile penalizzare gli inadempienti e i ritardatari
scalandoli nell'ordine dei richiedenti, ordine sul quale si basa
il sistema per confermare o meno le richieste, avvantaggiando così
indirettamente i puntuali.
L'ordine dei richiedenti è l'elenco dei partecipanti
selezionati secondo la priorità stabilita dal responsabile
dell'organizzazione. Questo ordine si basa su un valore numerico: i posti a
disposizione sono immediatamente assegnati a coloro i quali hanno valori più
elevati mentre eventuali posti vacanti sono disponibili per quelli che hanno
valori bassi.
Sarà possibile
avere titolari fissi, pari al numero dei posti a disposizione o
solo per un tot del numero richiesto dalla partita, oppure nessun
titolare, o ancora si potrà optare per una situazione dinamica
che assicuri il posto solo a chi partecipa più di frequente.
Insomma si può soddisfare ogni
tipo di situazione e scelta dell'organizzatore.
Qui di seguito viene fornito un esempio di prova delle due pagine principali del sistema Web Booking, più una simulazione di prenotazione via cellulare:
1) la pagina dedicata alle prenotazioni (cliccare qui)
2) la pagina ad esclusivo uso del responsabile dell'organizzazione (cliccare qui)
3) la pagina che simula un cellulare per chi userà anche questo modalità (cliccare qui)
Chi è interessato all'uso del Web Booking può contattarci via mail, saremo onorati lieti di allestirne l'uso gratuito e ogni ulteriore chiarimento.